Grip op de polikliniek

Uitloop van spreekuren, lange wachttijden, hoge werkdruk en klachten van verwijzers en patiënten. Een herkenbaar beeld voor veel poliklinieken. 

Spreekuurplanning zorgt dat medewerkers en dokters weer grip krijgen op hun praktijk. Deze aanpak / methode is door Mallekoote Advies & Projecten samen met het Kennemer Gasthuis te Haarlem ontwikkeld. Medisch specialisten en het management erkennen en ervaren het succes van deze methode.

Dokters zijn verrast door de vele mogelijkheden voor verbeteringen die door het toepassen van de methode op individueel niveau zichtbaar worden. Het potentieel aan “winst” in spreekuurplekken blijkt vaak erg groot te zijn. Een jaarlijkse besparing van 1000 spreekuurplekken is geen uitzondering.

De resultaten uit de praktijk zijn inmiddels bekend: een fors lagere herhaalfactor, aanzienlijk kortere toegangstijden en een betere benutting van de policapaciteit. Bovendien blijken medici en polimedewerkers en hun management tijdens en na het project enthousiast samen te werken aan het (zeer gericht) verbeteren van hun prestaties. Voor het ziekenhuis worden poli’s onderling veel beter vergelijkbaar en de verschillen tussen poli’s beter verklaarbaar.

Maatwerk per polikliniek of vakgroep

De kracht van de methode Spreekuurplanning is dat deze maatwerk biedt en dat het iedere individuele specialist betrekt bij verbeteringen. Ieder specialisme met haar eigen karakteristieken wordt doorgelicht en krijgt adviezen op maat aangeleverd. Zelfs iedere specialist krijgt inzicht in zijn of haar eigen prestaties in vergelijking met die van de hele vakgroep of maatschap. Vervolgens biedt de methode ondersteuning bij de uitvoering van krachtige verbeteringen. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan het overdragen van de kennis van de methodiek aan de leiding van de poli en de medisch specialisten, zodat zij na afloop van het traject zelf hun poli kunnen blijven bijsturen.

In een traject is één dag per week ondersteuning beschikbaar. De doorlooptijd is vier tot zes maanden, afhankelijk van het aantal specialisten werkzaam in de vakgroep. Hierbij is implementatie van interventies inbegrepen. De methode start met het analyseren van alle consulten van de afgelopen 12 maanden. Hierbij kijken we naar de verhouding tussen nieuwe en controle patiënten, de benutting van deverschillende spreekuren en afspraakcodes en de verdeling van de patiëntenpopulatie over de specialisten, de no-show etc. Vervolgens bepalen we de herhaalfactor per DBC, per dokter. We interviewen dokters en poliassistentes en we observeren tijdens spreekuren hoe de patiënt de planning van consulten ervaart. Tot slot volgen interventies op maat.

Na afloop van het traject ontvangen de artsen en de leiding van de poli maandelijks een polimonitor waarmee ze hun eigen prestaties kunnen volgen en werken aan continue verbetering.